La phase de préparation
Un chemin vers B Corp™ nécessite d’embarquer l’ensemble de vos parties prenantes (notamment l’actionnariat de votre entreprise) et de remplir un certain nombre de conditions avant d’être prêt à passer l’audit.
Voici la liste des actions à réaliser à cette étape :
- Vérifiez votre éligibilité à la certification et quelle approche est applicable pour votre entreprise.
- Créez votre compte BIA “B Impact Assessment” : cet outil d’évaluation de vos pratiques ESG (Environnement, Social, Gouvernance) est mis gratuitement à disposition par l’ONG B Lab.
- Remplissez l’ensemble des questions des 5 domaines d’impact : Gouvernance, Environnement, Collaborateurs, Clients et Collectivité. À partir d’un score supérieur à 80 points, vous remplissez l’exigence de performance et pouvez soumettre votre questionnaire pour qu’il soit vérifié par les analystes de B Lab.
- Préparez vos documents de preuve et la justification de vos réponses en utilisant la fonction “Commentaires” dans le BIA.
- En parallèle, modifiez les statuts de votre entreprise : intégrez deux paragraphes dont une raison d’être commune à toutes les B Corp™.
- Inspirez-vous de la communauté B Corp™ et de leur rapport d’impact pour identifier où vous pourriez vous améliorer et embarquer vos parties prenantes dans l’aventure.
- Payez les frais de soumission de votre questionnaire à l’audit.
L'audit
Dès que votre questionnaire d’évaluation (BIA) a plus de 80 points et que vous remplissez les autres conditions pour obtenir la certification B Corp™ , vous pouvez soumettre votre questionnaire pour passer l’audit qui se déroule en 2 étapes.
Phase 1 : L’évaluation
Le but ici est de s’assurer que vous avez sélectionné la bonne piste d’évaluation (le bon “track” dans le BIA) et que le(s) modèle(s) d’affaires à impact (IBM pour les initiés) que vous avez activé(s) sont pertinents. Si votre entreprise a fait le choix d’être accompagnée, cette étape se passe le plus souvent sans encombre. A noter : cette phase est actuellement précédée d’une attente pouvant aller jusqu’à 12 mois. Mettez à profit cette période d’attente pour continuer d’améliorer votre impact et en solidifiant vos preuves et documents justificatifs.
Voici des exemples de documents à préparer en vue de l’audit et qui vous seront demandés dès la phase de vérification :
- Compte de résultat : document qui décrit la performance financière de l’entreprise sur la dernière année fiscale.
- Manuel de l’employé (si vous l’avez indiqué dans la partie “Collaborateur.ice.s”) : manuel qui sert d’outil de communication aux nouveaux arrivants dans votre entreprise et qui contient toutes les politiques de travail de l’entreprise.
- Code de conduite fournisseurs (si vous l’avez indiqué dans la partie “Gestion de la chaîne d’approvisionnement”) : document formel créé et partagé avec les fournisseurs de l’entreprise pour vérifier qu’ils respectent les critères sociaux (sécurité, respect) et environnementaux dénis.
Phase 2 : La vérification
C’est le cœur de l’audit où l’analyste qui vous est attribué va vérifier vos réponses et les justifications apportées.
Cette phase peut durer jusqu’à 3 mois avec des échanges avec votre analyste via l’outil BIA ainsi qu’un échange en visioconférence et en anglais pour approfondir certains points et mieux comprendre l’unicité de votre entreprise et la façon dont elle génère un impact positif. Au terme de cette revue approfondie de votre questionnaire, un second auditeur revérifie votre candidature pour s’assurer de la qualité de l’audit.
Quelques astuces pour être réactif pendant cette période
1. Consultez le “rapport de vérification” pour savoir à tout moment où vous en êtes du process de vérification et quelles tâches vous sont attribuées par l’analyste. Pensez bien à mettre un message en utilisant la fonction “Commentaires” pour signifier à l’analyste que vous avez ni la tâche.
Par exemple, l’extrait du rapport ci-dessous nous permet de voir où nous en sommes pour la section Gouvernance :
2. Activez les notifications dans l’onglet “Profil d’entreprise” pour recevoir un email dès que l’analyste a ajouté de nouvelles questions dans votre BIA.
Exemple de mail nous informant d’une nouvelle notification :
3. Assurez vous d’être au moins 2 personnes à suivre l’audit pour ne rien rater. Si vous cherchez un binôme, nos coachs du programme B Corp Booster sont là pour vous aider : votre coach suit l’évolution de l’audit et vous alerte sur les actions à prendre dès que votre dossier avance. Il/Elle est un soutien précieux pour prioriser la marée de notifications et peut prendre votre relai quand vous êtes en congés.
Enfin, dans le cas où votre score tombe sous la barre des 80 points suite à l’échange avec l’analyste de B Lab, vous avez 3 mois pour vous “améliorer” en sélectionnant de nouvelles actions dans le BIA et en apportant la preuve de la mise en place de ces nouvelles pratiques que l’auditeur viendra vérifier.
Pour toutes questions complémentaires concernant le déroulement de l’audit B Corp™, n’hésitez pas à réserver une consultation gratuite ici.
